https://oh6ah.fi/yhteystiedot/Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14 · Laadittu 20.10.2026
1. Rekisterinpitäjä
Seinäjoen Seudun Radioamatöörit ry (Y-tunnus 3032414-5)
Metsontaival 19, 60200 Seinäjoki
oh6ah.oh6m@gmail.com · oh6ah.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhdistyksen puheenjohtaja. Toimihenkilöiden ajantasaiset yhteystiedot: https://oh6ah.fi/yhteystiedot/. Pyynnöt voi lähettää myös osoitteeseen oh6ah.oh6m@gmail.com.
3. Rekisterin nimi
Seinäjoen Seudun Radioamatöörit ry:n jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyden hoitamiseen. Käsittelyn tarkoitukset ovat:
- jäsenluettelon ylläpito
- jäsenmaksujen laskutus ja seuranta
- jäsentiedotteiden lähettäminen
- kokousten äänioikeuden tarkistaminen
- yhdistyksen toiminnan tilastointi
- jäsenten merkkipäivien muistaminen
- kerhotalon avainten hallinta
Oikeusperusteet:
- Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukainen velvollisuus pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä (tietosuoja-asetuksen 6 art. 1 c, lakisääteinen velvoite).
- Jäsenyyteen perustuva suhde ja yhdistyksen oikeutettu etu hoitaa jäsenyyttä, jäsenmaksuja ja kerhotalon avaimia (6 art. 1 b ja f).
- Syntymävuosi tai -päivä tallennetaan vain, jos jäsen itse antaa sen (suostumus, 6 art. 1 a). Suostumuksen voi perua milloin tahansa. Syntymävuotta käytetään merkkipäivien muistamisessa ja nuorisojäsenyyden tarkastamisessa.
5. Rekisterin tietosisältö
- etu- ja sukunimi
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- liittymispäivä
- jäsenluokka ja jäsenmaksu
- jäsenyyden tila ja eroamispäivä
- tieto siitä, haluaako jäsen laskun paperilla
- kutsumerkki
- syntymävuosi tai -päivä (vapaaehtoinen, merkkipäiviä varten)
- kerhon avain
- jäsenmaksulaskut: viitenumero, summa, eräpäivä, lähetys- ja muistutuspäivät, maksupäivä, maksettu summa ja maksajan nimi
- muutosloki: kuka ylläpitäjä on muuttanut tietoja ja milloin (vanhat ja uudet arvot)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan jäseneltä itseltään liittymisen yhteydessä ja jäsenyyden aikana. Maksutiedot saadaan yhdistyksen pankkitilin tiliotteelta tai viitesiirtoaineistosta.
7. Tietojen luovutukset ja käsittelijät
Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle eikä käytetä suoramarkkinointiin, ellei laki sitä edellytä (esim. viranomaisille).
Rekisteri sijaitsee yhdistyksen verkkosivuston (oh6ah.fi) tietokannassa. Sivusto toimii Tietokettu.netin palvelimella Suomessa. Jäsenmaksulaskut ja tiedotteet lähetetään sähköpostilla yhdistyksen Gmail-tilin kautta (Google). Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja yhdistyksen lukuun eivätkä käytä niitä omiin tarkoituksiinsa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietokanta sijaitsee Suomessa. Sähköpostit lähetetään Google LLC:n Gmail-palvelun kautta, jolloin vastaanottajan nimi, sähköpostiosoite ja viestin sisältö voivat siirtyä Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen (EU–U.S. Data Privacy Framework).
9. Tietojen säilytysaika
- Jäsenen tiedot säilytetään jäsenyyden ajan.
- Eronneen jäsenen tiedot poistetaan kahden vuoden kuluessa eroamisesta, ellei niitä tarvita jäsenmaksujen, kerhon avainten tai kirjanpidon selvittämiseen.
- Jäsenmaksujen tiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
- Muutosloki säilytetään 24 kuukautta, minkä jälkeen merkinnät poistetaan automaattisesti.
10. Rekisterin suojaus
Rekisteriä käsitellään vain yhdistyksen verkkosivuston hallintapaneelissa.
- Tietoihin pääsevät henkilökohtaisilla tunnuksilla yhdistyksen puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja.
- Kerhotalon avainvastaava pääsee tietoihin avainten hallintaa varten.
- Kirjautuminen on suojattu lisätoimenpitein, ja yhteys sivustoon on salattu (HTTPS).
- Tietojen muutokset kirjataan muutoslokiin.
- Varmuuskopiot säilytetään suojattuina.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Jäsenellä on oikeus:
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- vaatia virheellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojensa poistamista, jos niitä ei tarvita lakisääteisiin velvoitteisiin
- rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
- saada tietonsa siirrettävässä muodossa
Pyynnöt lähetetään kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Jos jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi)